Od 1 kwietnia zdecydowana większość podatników VAT musi już wystawiać faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Dotyczy to również Ochotniczych Straży Pożarnych.
Krajowy System e-Faktur, w uproszczeniu KSeF to narzędzie służące do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. W pierwszym etapie – od 1 lutego – przepisy objęły firmy, które w 2024 roku miały obroty przekraczające 200 milionów złotych z VAT, z kolei od 1 kwietnia obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje pozostałych.
Dodatkowo do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), jeżeli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł. To ułatwienie ma pomóc w sprawnym przejściu na nowy system – informowało w lutym Ministerstwo Finansów.
Z Krajowego Systemu e-Faktur muszą korzystać wszystkie podmioty posiadające NIP, w tym również Ochotnicze Straże Pożarne, które są stowarzyszeniami.
Co to oznacza w praktyce dla OSP? Każda jednostka musi uzyskać dostęp do swojego konta w KSeF, ponieważ to właśnie tam będą trafiać faktury zakupowe wystawiane przez kontrahentów – przypominał Związek OSP RP.
Z KSeF można korzystać przy użyciu:
• programów finansowo-księgowych, o ile są zintegrowane z KSeF (integracja przez API),
• bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl tj.
– dostępnej online Aplikacji Podatnika KSeF (umożliwiającej korzystanie z systemu, zarządzanie uprawnieniami, tokenami i docelowo również certyfikatami KSeF, podgląd faktur oraz pobranie UPO);
– Aplikacji Mobilnej KSeF (zapewniającej wygodne i szybkie wystawianie i odbieranie faktur w systemie przy użyciu telefona, podgląd faktur oraz utworzenie wersji roboczej faktury)
Z KSeF można też korzystać przez e-mikrofirmę dostępną w e-Urzędzie Skarbowym. Dzięki powiązaniu istniejącego konta z KSeF podatnik może wystawiać i odbierać faktury w systemie oraz przenosić je bezpośrednio do ewidencji VAT, bez konieczności manualnego przepisywania danych.
